Tâches à exécuter :

1.   Met en place k times hect des staffs qui travaillent nu bureau et base vie de Kinshasa,

2.    Dépose les dossiers d'ouverture pour les nouveaux postes au niveau de I'ONEM, fait viser et affiche

3.   Supervise le test de recrutement du staff si cela se fait dans le bureau de Kinshasa

4.    Reçoit les avenants aux contrats de travail des employés de Kinshasa et les faits signer par les intéressées et transmets à la coordination de Goma.

5.   Superviser les cuisinières et ménagères dans l'accomplissement de leurs Fiches.

6.    Participe avec le RRI I à l'élaboration du planning des congés suivant les requêtes du personnel

7.     Recueille auprès des responsables de service les feuilles de présence et note les diverses absences, collecte les riches d'heures supplémentaires pour les staffs de Kinshasa et contrôle leur validité, et les transmets nu RRH.

8.     imprime les bulletins envoyés par le RRH et le fait signer par les intéressés.

9.   Il établit les déclarations auprès des organismes collecteurs de Kinshasa

10.            S'assurer de connaître ces procédures,

11.                Signaler les incohérences à son superviseur ;

12.            Gérer la caisse de la Coordination Kinshasa ;

13.                Vérifier les autorisations d'achat et débloquer les fonds nécessaires ;

14.                Inscrire les demandes d'avance dans le cahier d'avances ;

15.                Réceptionner, vérifier l'éligibilité des factures présentées en     paiement (conformité avec le bon d'achat, mentions obligatoires) de Kinshasa ;

16.                Enregistrer les factures d'achat dans le livre de caisse ;

17.                Partager les informations à la préparation des salaires et des avances sur salaires au responsable RH  pour les staffs de Kinshasa ;

18.                Procéder à la clôture mensuelle de la caisse : comptage physique, édition des documents comptables vérification des pièces justificatives ;

19.                Vérifier la présence et la qualité des documents comptables justificatifs relatifs au journal de caisse

20.                Anticiper les besoins en trésorerie et s'assurer d'avoir les moyens de paiements nécessaires en caisse

21.                Assurer le suivi des opérations de maintenance et de réparation des véhicules (par le propriétaire) etdes générateurs

22.            Etablir le planning des mouvements de véhicules

23.                S'assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules

24.                Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule

25.                Assurer le suivi et la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules.

26.                      Effectuer le suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules et Générateurs

27.                      Assurer le suivi et établir les inventaires des matériels d'investissement (pour le matériel d'énergie, le matériel de chaîne de froid, le matériel informatique, de et la télécommunication) en remplissage l’outil de gestion,

28.            Effectue les réaffectations de matériel,

29. Assurer l'approvisionnement correct du bureau et la maison en consommables et petit matériel : produits d'hygiène, papeterie, consommables générateurs (filtres, lubrifiants), carburant en collaboration avec l'équipe supply.

30. Assurer les bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption

31. Assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock

32. Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage

33. Superviser l'inventaire physique mensuel des stocks (petits matériels et consommables)

34.  Définit les Fiches de chacun, assure la supervision quotidienne et contrôle la qualité du travail de ses collaborateurs (planning. ponctualité, rigueur, qualité...),

35.                Organise la circulation de l'information au sein de son équipe

36.                Réalise les bilans individuels des personnels dont il n la charge

37.                Mettre en œuvre les moyens déterminés par l'équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes

38.                Former les équipes aux procédures et règles de sécurité

39.                Faire remonter les informations relatives ô la sécurité ô son responsable hiérarchique

40.        Autres

41.                Assure un appui dans les démarches d'obtention des MM en collaboration avec le responsable pharma

Profil recherché :

1.       Expérience professionnelle antérieure d'au moins deux ans dans des professions pertinentes notamment en administration Ressources Humaines et finances :

2.    Expérience sur le poste d'assistant Admin Fin est un atout majeur

3.   Expérience dans une ONG est un atout.

4.    La connaissance du logiciel 1 lomère et Saga est un atout également

5.       Diplôme de niveau supérieur en sciences de l'administration, sciences commerciales ou domaines connexes

6.    Capacité d'organisation, rigueur et flexibilité, sens de l'écoute, bonne capacité de communication et d'initiative

7.   Souplesse de comportement

8.   Adhésion aux principes d'ALIMA

9.    Français indispensable, connaissance de la langue locale est un atout